CIUDAD DE MÉXICO- La gestión y configuración de contratos adaptados a las necesidades y relaciones que se generan dentro y fuera de una empresa, requieren una importante capacidad de organización y planificación.
En la actualidad, con el desarrollo de las nuevas tecnologías, la gestión y administración de contratos se ha simplificado. La inteligencia artificial ha favorecido el desarrollo de plataformas que facilitan la unificación, sistematización y adaptación de los procesos. Un buen ejemplo de ello es la empresa Webdox.
Automatización y simplificación
Hacer un análisis constituye el primer paso para iniciar una clasificación ateniéndonos a variables como el nivel riesgo, el valor que representa para la compañía o su la frecuencia de los procesos.
Es recomendable tener en cuenta otros factores, como, por ejemplo, las posibilidades de renegociación que se puedan derivar de cada tipo de contrato. Es habitual que, por ejemplo, aquellos contratos que representan relaciones de alto riesgo se modifiquen varias veces a lo largo de los procesos de negociación.
Por otra parte, aquellos contratos que representan un bajo riesgo dentro de la compañía y que tienden a ser más rutinarios, pueden contar con una plantilla más definida.
El proceso de elaboración y preconfiguración puede hacerse más preciso haciendo un análisis previo a partir de la identificación de aquellas cláusulas que tienen más y menos posibilidades de ser renegociadas.
Softwares especializados, simplifican procesos
A través de ellos se puede acceder a un proceso automatizado íntegra o parcialmente. Su uso ayuda a centralizar los documentos de interés y hacerlos más accesibles dentro de un espacio de almacenamiento disponible a las partes implicadas.
Mediante unos procedimientos ágiles, el programa genera documentos y además los hace llegar a las partes por correo electrónico.
Beneficios de los softwares de contratación
El uso de software de contratación se está haciendo cada vez más habitual dentro de todo tipo de empresas. Algunas de las razones son:
- Ofrecen la posibilidad de diseñar diferentes versiones de los contratos: Este tipo de plataformas proporcionan herramientas flexibles y aplicables a cada tipo de cliente y circunstancia. Esto no sólo permite adaptar los documentos a cada operación, sino también llevar el control de la actualización de los contratos a lo largo del tiempo y de forma colaborativa.
- Unificación y accesibilidad: El espacio de generación de contratos queda abierto a todo el personal autorizado, por lo que los procesos de comunicación entre diferentes departamentos e integrantes se simplifican y agilizan.
- Compatibilidad con otros software: Los programas de generación de contratos cuentan con herramientas de exportación en diferentes formatos, facilitando el tratamiento y la gestión de la información a nivel interno y externo.
- Alertar según fechas o hitos clave: un CLM, además permite renovar a tiempo los contratos requeridos para cumplir con las certificaciones y acreditaciones mediante notificaciones, además de ordenar fácilmente cada contrato en un repositorio o biblioteca electrónica bajo los criterios específicos de cada organización.
- Integración con firma electrónica certificada: con un excelente software de gestión de contratos, también es posible acceder a soluciones de firma electrónica simple y avanzada para validar acuerdos, suponiendo un proceso más ágil y con la misma validez legal que la firma autógrafa, como un proceso seguro e instantáneo, adaptándose a la legislación de cada país.
En definitiva, la gestión de contratos requiere ingentes cantidades de recursos organizativos dentro de una empresa o institución. Tradicionalmente, esta gestión se basaba en soluciones de carácter principalmente manual. En la actualidad, el desarrollo de nuevas tecnologías ha favorecido el desarrollo de plataformas que facilitan la sistematización y automatización de muchos de estos procesos, y aquellas empresas o instituciones que todavía no han dado el salto, se enfrentan al grave riesgo de ineficiencia y falta de control de sus documentos legales. Mientras que las que sí den el salto, podrán disfrutar de grandes ventajas en términos competitivos dentro de su sector.
lvm